項目管理工作必備的7個工具

所有的工具，只有在對的時間，用在對的地方，才能真正指導項目經(jīng)理的實際工作。

SWOT分析法 

Strengths：優(yōu)勢

Weaknesses：劣勢

Opportunities：機會

Threats：威脅

意義：幫你清晰地把握全局，分析自己在資源方面的優(yōu)勢與劣勢，把握環(huán)境提供的機會，防范可能存在的風險與威脅，對我們的成功有非常重要的意義。

 PDCA循環(huán)規(guī)則 

Plan：制定目標與計劃

Do：任務展開，組織實施

Check：對過程中的關鍵點和最終結(jié)果進行檢查

Action：糾正偏差，對成果進行標準化，并確定新的目標，制定下一輪計劃

意義：每一項工作，都是一個pdca循環(huán)，都需要計劃、實施、檢查結(jié)果，并進一步進行改進，同時進入下一個循環(huán)，只有在日積月累的漸進改善中，才可能會有質(zhì)的飛躍，才可能取得完善每一項工作，完善自己的人生。

 6W2H法 

What：工作的內(nèi)容和達成的目標

Why：做這項工作的原因

Who：參加這項工作的具體人員，以及負責人

When：在什么時間、什么時間段進行工作

Where：工作發(fā)生的地點

Which：哪一種方法或途徑

How：用什么方法進行

How much：需要多少成本

意義：做任何工作都應該從6W2H來思考，這有助于我們的思路的條理化，杜絕盲目性。我們的匯報也應該用6W2H，能節(jié)約寫報告及看報告的時間。

 SMART原則 

Specific 具體的

Measurable 可測量的

Attainable 可達到的

Relevant 相關的

Time based 時間的

有的又如此解釋此原則

• S代表具體(Specific)，指績效考核要切中特定的工作指標，不能籠統(tǒng)

• M代表可度量(Measurable)，指績效指標是數(shù)量化或者行為化的，驗證這些績效指標的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的

• A代表可實現(xiàn)(Attainable)，指績效指標在付出努力的情況下可以實現(xiàn)，避免設立過高或過低的目標

• R代表現(xiàn)實性(realistic)，指績效指標是實實在在的，可以證明和觀察

• T代表有時限(time bound)，注重完成績效指標的特定期限

意義：人們在制定工作目標或者任務目標時，考慮一下目標與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實施性的，也才能指導保證計劃得以實現(xiàn)。

 時間管理-重要與緊急 

A.重要且緊急

• 緊急狀況

• 迫切的問題

• 限期完成的工作

• 你不做其他人也不能做

B.重要不緊急

• 準備工作

• 預防措施

• 價值觀的澄清

• 計劃

• 人際關系的建立

• 真正的再創(chuàng)造

• 增進自己的能力

C.緊急不重要

• 造成干擾的事、電話

• 信件、報告

• 會議

• 許多迫在眉捷的急事

• 符合別人期望的事

D.不重要不緊急

• 忙碌瑣碎的事

• 廣告函件

• 電話

• 逃避性活動

• 等待時間

優(yōu)先順序=重要性*緊迫性

意義：在進行時間安排時，應權(quán)衡各種事情的優(yōu)先順序，要學會“彈鋼琴”。

對工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠處理被動之中。

 任務分解法[WBS] 

即Work Breakdown Structure，如何進行WBS分解：目標→任務→工作→活動

WBS分解的原則：

將主體目標逐步細化分解，最底層的任務活動可直接分派到個人去完成；每個任務原則上要求分解到不能再細分為止。

WBS分解的方法：

• 至上而下與至下而上的充分溝通

• 一對一個別交流

• 小組討論

WBS分解的標準：

• 分解后的活動結(jié)構(gòu)清晰

• 邏輯上形成一個大的活動

• 集成了所有的關鍵因素包含臨時的里程碑和監(jiān)控點

• 所有活動全部定義清楚

意義：項目經(jīng)理要學會分解任務，只有將任務分解得足夠細，你才能心里有數(shù)，才能有條不紊地工作，統(tǒng)籌安排你的時間表。

 二八原則 

巴列特定律：“總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的?！?按事情的“重要程度”編排事務優(yōu)先次序的準則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎上。

意義：這啟示我們在工作中要善于抓主要矛盾，善于從紛繁復雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上。